Trygg och säker hantering av dina personuppgifter i rekryteringsprocessen
Trygg och säker hantering av dina personuppgifter är viktigt för oss på Svensk Fastighetsförmedling. Vi vidtar därför tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter som vi hanterar i rekryteringsprocessen och för att säkerställa att hanteringen sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och våra interna riktlinjer, policies och rutiner för hantering av personuppgifter.
Svensk Fastighetsförmedling AB och respektive berörd bobutik ansvarar var för sig för sin egen hantering av dina personuppgifter i samband med en rekryteringsprocess. En lista över våra bobutiker och kontaktuppgifter till respektive bobutik finns på svenskfast.se/hitta-maklare/.
Kandidat är du om du ansöker om anställning inom Svensk Fastighetsförmedling. Dina personuppgifter samlas in från dig själv (t.ex. när du använder verktyget för att göra en ansökan), rekryteringsföretag som vi anlitat, referenspersoner som du har uppgivit och allmänt tillgängliga informationskällor, t.ex. sociala medier.
Referensperson är du om en person som har sökt en tjänst hos oss har angivit dig som referens i samband med en rekryteringsprocess. Dina personuppgifter samlas in från dig själv, den kandidat som har uppgivit dig som referens och allmänt tillgängliga informationskällor, t.ex. sociala medier.
När och varför behandlar vi personuppgifter?
Hantera rekryteringsprocessen
Vi behandlar personuppgifter som vi har samlat in för att hantera rekryteringsprocessen, t.ex. för att ta emot och granska ansökningshandlingar (såsom CV och personligt brev) och för att utvärdera ansökan och för att kommunicera under rekryteringsprocessen.
Kandidat
Kategorier av personuppgifter
- Bild- och ljudmaterial
- Demografiska uppgifter
- Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
- Kompetensuppgifter
- Kontaktuppgifter
- Uppgift om facklig tillhörighet
- Uppgift om omdöme
- Uppgift om sociala förhållanden
- Uppgift om ekonomiska förhållanden
Laglig grund
- Avtal. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett eventuellt anställningsavtal träffas.
- Berättigat intresse. I den mån du inte har begärt en specifik åtgärd är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, behandlar vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras under rekryteringsprocessen för detta syfte och för en tid om 26 månader därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.
- Samma uppgifter som under "Hantera rekryterings-processen" ovan.
- Samtycke. Behandlingen sker med stöd av samtycke. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, behandlar vi med stöd av ditt uttryckliga samtycke.
Framtida rekrytering
Om du lämnar ditt godkännande sparar vi dina ansökningshandlingar för framtida rekrytering. Det är helt frivilligt att lämna ditt godkännande till detta och du kan när som helst återkalla ditt godkännande.
Kandidat
Kategorier av personuppgifter
- Samma uppgifter som under "Hantera rekryterings-processen" ovan.
Laglig grund
- Samtycke. Behandlingen sker med stöd av samtycke. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, behandlar vi med stöd av ditt uttryckliga samtycke.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras under en tid om 12 månader efter det att rekryteringsprocessen för den tjänst som du har sökt avslutats och för ytterligare tolvmånadersperioder därefter om du för varje sådan period lämnar ditt godkännande till detta.
Hantera kandidatkonto
Vi behandlar personuppgifter i samband med att du skapar ett kandidatkonto hos oss, för att tillhandahålla och administrera tjänsten, d v s att hitta lämpligt uppdrag till dig.
Referensperson
Kategorier av personuppgifter
- Bild- och ljudmaterial
- Demografiska uppgifter
- Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
- Kompetensuppgifter
- Kontaktuppgifter
- Uppgift om facklig tillhörighet
- Uppgift om omdöme
- Uppgift om sociala förhållanden
- Uppgift om ekonomiska förhållanden
Laglig grund
-
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett eventuellt anställningsavtal träffas.
-
Berättigat intresse. I den mån du inte har begärt en specifik åtgärd är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, behandlar vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke.
Bevarandetid
- Till avregistrering från tjänsten, eller efter 12 månader av inaktivitet från tjänsten.
Genomföra referenstagning
Vi behandlar personuppgifter i samband med referenstagning inom ramen för en rekryteringsprocess, t.ex. för att kommunicera och samla in omdöme om dig som kandidat.
Referensperson
Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter
- Kontaktuppgifter
- Organisatoriska uppgifter
- Uppgift om omdöme
- Uppgift om relation
Laglig grund
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kontakta dig och att hämta in omdömen om kandidaten i samband med rekryteringsprocessen.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras under rekryteringsprocessen för detta syfte och för en tid om 26 månader därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav.
Genomföra kontroller och personlighets- och förmågestester
I vissa fall genomför vi olika typer av kontroller och tester (t.ex. personlighets- och förmågetester) som ett steg i rekryteringsprocessen. Om det blir aktuellt med kontroller och tester kommer vi att fråga efter ditt samtycke till detta.
Kandidat
Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
- Testuppgifter
Laglig grund
- Samtycke. Behandlingen sker med stöd av ditt samtycke.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, behandlar vi med stöd av ditt uttryckliga samtycke.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras under rekryteringsprocessen för detta syfte och för en tid om 26 månader därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav.
Utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen
Vi behandlar personuppgifter för att utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen, t.ex. för att ta fram rapporter och statistik över antalet ansökningar per tjänst och i allmänhet.
Kandidat
Kategorier av personuppgifter
- Anställningsuppgifter
- Demografiska uppgifter
- Identitetsuppgifter
- Kompetensuppgifter
- Organisatorisk information
Laglig grund
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt be¬rättigade intresse av att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen.
Bevarandetid
- Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare.
Referensperson
Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter
- Organisatoriska uppgifter
Laglig grund
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen.
Bevarandetid
- Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare.
Hantera och bemöta rättsliga krav
I syfte att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess, måste vi i förekommande fall behandla dina personuppgifter.
Kandidat och referensperson
Uppgifter
- Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.
Laglig grund
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, behandlas om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.
Uppfylla rättsliga skyldigheter
Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter som gäller för oss.
Kandidat och referensperson
Uppgifter
- Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.
Laglig grund
- Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för oss och respektive berörd bobutik.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig för att vi ska kunna upp¬fylla de rättsliga förpliktelser som gäller för oss och respektive berörd bobutik.
Hantera och skydda system och tjänster
För att hantera och skydda våra IT-system och -tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopiering, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, behandlar vi om det är nödvändigt dina personuppgifter.
Kandidat och referensperson
Uppgifter
- Samtliga uppgifter som anges ovan.
Laglig grund
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda sina IT-system och -tjänster.
Bevarandetid
- Personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen ovan av personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 12 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.
Mottagare som vi delar personuppgifter med
När det är nödvändigt delar vi personuppgifter med olika mottagare:
Svensk Fastighetsförmedling AB
Berörda bobutiker delar i förekommande fall personuppgifter med Svensk Fastighetsförmedling AB för att hantera rekryteringsprocessen. Svensk Fastighetsförmedling AB hanterar uppgifterna i enlighet med berörda bobutikers instruktioner och inte för några egna ändamål. Berörd bobutik ansvarar då för hanteringen av dina personuppgifter.
Fackliga organisationer
I vissa fall delar vi personuppgifter med fackliga organisationer, t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter (såsom förhandlings- och informationsplikt) eller för att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. i samband med en tvist eller rättsprocess).
Uppfylla rättsliga skyldigheter
Uppgifter
- Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.
Laglig grund för överföringen
- Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för oss och berörda bobutiker.
Hantera och bemöta rättsliga krav
Kategorier av personuppgifter
- Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.
Laglig grund för överföringen
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, behandlas om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.
Myndigheter
Hantera och bemöta rättsliga krav
För att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. i samband med en tvist eller rättsprocess) kan vi om det är nödvändigt dela personuppgifter med myndigheter.
Kategorier av personuppgifter
- Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.
Laglig grund för utlämnandet
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, behandlas om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.
Externa rådgivare
Hantera och bemöta rättsliga krav
- Om det är nödvändigt för att hantera och bemöta ett rättsligt krav kan vi dela personuppgifter med externa rådgivare (till exempel advokatbyråer eller andra juristbyråer).
Kategorier av personuppgifter
- Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.
Laglig grund för utlämnandet
- Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
- Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
- Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel uppgift om fackligt medlemskap och hälsosuppgifter, behandlas om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.
Tjänsteleverantörer
För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar vi dina personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Verktyget som vi använder tillhandahålls av Teamtailor AB. De tjänsteleverantörer som vi har anlitat, inklusive Teamtailor AB, får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina uppgifter.
Dina rättigheter
Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina person-uppgifter. För mer information om dina rättigheter, se Svensk Fastighetsförmedlings integritetspolicy.
Om du vill hantera dina rättigheter, t.ex. beställa ett registerutdrag eller begära rättelse eller radering av dina personuppgifter, ber vi dig att ladda ner vårt formulär. Normalt tar det oss 30 dagar att hantera din begäran från det att vi har tagit emot formuläret. Skicka det ifyllda formuläret till dataskydd@svenskfast.se tillsammans med kopia på giltig id-handling. Detta för att vi ska vara säkra på din identitet. Använd gärna den e-postadress som du eventuellt har registrerad hos oss när du skickar in formuläret.
Vem kontaktar jag vid frågor?
Om du har några frågor om hanteringen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.
Svensk Fastighetsförmedling AB, 556090-2313
Postadress: Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
E-post: dataskydd@svenskfast.se
Telefonnummer: 08-505 358 00
KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER
Nedan hittar du en förklaring till de kategorier av personuppgifter som vi kan samla in och spara om dig.
Kategori – Exempel på personuppgifter
Bild- och ljudmaterial – Fotografi, ljudupptagning, video
Demografiska uppgifter – Kön, ålder, medborgarskap, språk
Identitetsuppgifter – Namn, personnummer, användarnamn
Kompetensuppgifter – Utbildning, yrkeserfarenhet, kurser, kvalifikationer, utbildningsunderlag
Kontaktuppgifter – Adress, e-postadress, telefonnummer
Organisatoriska uppgifter – Titel
Testuppgifter – Resultat, status, tidpunkt, typ av test
Uppgift om ekonomiska förhållanden – Inkomst, skuldsättning
Uppgift om facklig tillhörighet
Uppgift om omdöme
Uppgift om relation – Relation, typ av relation
Uppgift om sociala förhållanden – Civilstatus, familjeliv
